Reglamento del canal de denuncias:
- Objetivo: El canal de denuncias tiene como objetivo proporcionar un medio seguro y confidencial para que los empleados, clientes y otras partes interesadas informen de manera anónima o identificada sobre cualquier actividad sospechosa, ilegal, fraudulenta o inapropiada en la empresa.
- Confidencialidad: Se garantizará la confidencialidad de la información proporcionada en la medida en que sea posible y permitido por la ley. Solo aquellos que necesiten conocer la información para llevar a cabo una investigación adecuada tendrán acceso a ella.
- Accesibilidad: Se proporcionará acceso al canal de denuncias a través de diferentes medios, como correo electrónico, número de teléfono, formulario en línea o buzón físico, para que las denuncias puedan realizarse de manera fácil y accesible.
- Proceso de presentación de denuncias: Las denuncias pueden ser realizadas de manera anónima o identificada. Las denuncias deben ser presentadas de manera clara y detallada, indicando el lugar, fecha y hora en que ocurrió el incidente, las personas involucradas y cualquier otra información relevante.
- Investigación: Las denuncias serán investigadas de manera oportuna, justa y objetiva. La investigación será llevada a cabo por un equipo designado y capacitado para llevar a cabo investigaciones de manera efectiva y profesional.
- Acción: Si se determina que la denuncia es válida y se confirma la actividad ilegal, fraudulenta o inapropiada, se tomarán medidas adecuadas para corregir la situación y se informará al denunciante sobre las acciones tomadas. Si se identifica alguna acción ilegal, se tomarán medidas legales apropiadas.
- Protección de los denunciantes: Los denunciantes que presenten denuncias de buena fe no sufrirán represalias o castigos de ninguna manera. Se garantizará la protección de los denunciantes y se tomarán medidas para proteger su confidencialidad.
- Registro: Todas las denuncias, investigaciones y acciones tomadas se documentarán adecuadamente y se mantendrán registros precisos para cumplir con cualquier requisito legal y para fines de seguimiento.
- Evaluación: El canal de denuncias se evaluará periódicamente para garantizar su eficacia y se tomarán medidas para mejorarlo si es necesario.
- Divulgación: La existencia y el propósito del canal de denuncias se comunicarán de manera clara y amplia a todos los empleados y partes interesadas para garantizar que se comprenda la importancia de presentar denuncias en caso de ser necesario.
Protocolo de actuación para la gestión y tramitación de denuncias en el canal:
- Recepción de denuncias: Las denuncias pueden ser recibidas a través de diferentes medios, como correo electrónico (contact@usagroup.es), formulario en línea o buzón físico ( Polígono Industrial de Goitondo 48269 Mallabia). Al recibir la denuncia, esta será registrada y se le asignará un número de referencia para su seguimiento.
- Evaluación preliminar: Se realizará una evaluación preliminar para determinar la seriedad y credibilidad de la denuncia. Esta evaluación será llevada a cabo por un equipo designado para manejar las denuncias de manera efectiva y profesional.
- Investigación: Si se determina que la denuncia es creíble, se iniciará una investigación formal y se designará un equipo de investigación. La investigación se llevará a cabo de manera oportuna, justa y objetiva.
- Notificación al denunciante: Se informará al denunciante que su denuncia ha sido recibida y que se está llevando a cabo una investigación. Se le informará al denunciante el plazo esperado para la investigación y cualquier otra información relevante.
- Confidencialidad: Se mantendrá la confidencialidad del denunciante y de la investigación en la medida de lo posible, sujeto a los requisitos legales.
- Entrevistas: El equipo de investigación entrevistará a testigos, recopilará pruebas y revisará documentos relevantes como parte de la investigación.
- Análisis de pruebas: El equipo de investigación analizará las pruebas recopiladas y tomará una determinación sobre si la denuncia está fundamentada.
- Informe: Se preparará un informe detallando la investigación y los hallazgos. Si se confirma la infracción, el informe incluirá recomendaciones para la acción correctiva.
- Notificación de la acción: Se informará al denunciante sobre los resultados de la investigación y cualquier acción correctiva tomada.
- Seguimiento: El equipo de investigación hará seguimiento a cualquier acción correctiva tomada para asegurarse de que se haya resuelto el problema.
- Registro: Todas las denuncias, investigaciones y acciones tomadas serán documentadas y mantenidas para fines de seguimiento.
- Evaluación: Se evaluará periódicamente la efectividad del canal de denuncias para asegurarse de que cumpla con sus objetivos.